Concertación de entrevistas: si no llamas no vendes.

La concertación de entrevistas con prospectos o posibles clientes es la segunda de las etapas de la venta, y un elemento clave en el proceso de ventas, por lo que no puede dejarse a la improvisación.

Proceso de Concertación de Entrevistas

La concertación de entrevistas comerciales es un proceso en sí mismo el cual requiere de planificación, tiempo , dedicación y práctica.

No se trata solamente de ponerse a llamar sin ningún sentido, ni de hablar con cualquier persona, durante la concertación de entrevistas debemos contactar con el interlocutor válido, el cual posea capacidad de decisión y compra, para no malgastar nuestro tiempo en entrevistas que no conduzcan a nuestro objetivo.

Las agendas de los vendedores de cualquier empresa, tamaño y sector han de estar siempre  llenas de entrevistas de ventas agendadas que permitan desarrollar la siguiente de las etapas del proceso de ventas: la detección de necesidades. Sin entrevistas de ventas, no hay resultados, por tanto la concertación de entrevistas con prospectos o potenciales clientes es de vital importancia a la hora de conseguir nuestros objetivos de ventas.

A la hora de la concertación de entrevistas por teléfono, existen tres elementos fundamentales para conseguir nuestro objetivo:

1- La base de datos de prospectos y/o clientes potenciales

2- El argumentario o guion de llamada

3- La llamada telefónica.

La base de datos de prospectos y/o clientes potenciales

Una base de datos de calidad es esencial para garantizar el éxito. La base de datos debe permitir segmentar por variables demográficas y económicas, así como por variables de actividad como CNAE o código SIC, etc.

La base de datos puede ser comprada a empresas especializadas en el tratamiento y elaboración de bases de datos comerciales, o puede ser  elaborada y tratada por nosotros mismos. Sin duda a corto plazo el sistema más interesante será la adquisición de bases de datos externas, pero en el medio y largo plazo las bases de datos de elaboración propia se vuelven nuestra primera elección. Las bases de datos de elaboración propia cuando son creadas y tratadas adecuadamente están repletas de información de valor, que no aparece reflejada en ninguna base de datos comercial.

Imagínate la potencia de tener un equipo comercial de 5 vendedores, realizando tan solo 25 llamadas diarias, durante 5 días a la semana, tres meses consecutivos.

25 llamadas x 5 vendedores x 5 días, x 4 semanas x 3 meses= 7500 contactos

El argumentario o guion

Antes de ponernos a llamar, es importante conocer cuál es el principal objetivo de la llamada y preparar el guion de la llamada. En el caso de la concertación de entrevistas, nuestro objetivo es claro: conseguir una entrevista personal con nuestro prospecto. No se trata de vender nuestro producto o servicio por teléfono, nuestro objetivo es conseguir una entrevista personal con el cliente potencial.

La estructura básica de nuestro argumentarlo o guion de llamada podría ser similar al siguiente:

Presentación.

 En ella informamos a nuestro interlocutor de quién somos. Por ejemplo:

“Buenos días, mi nombre es [nombre de la persona que llama], le llamo de [nombre de la empresa], quisiera hablar con [nombre o cargo del destinatario de la llamada]”

Argumentación.

Es esta fase explicamos el motivo de la llamada. Disponemos de escasos minutos y dentro de este caso tiempo, los primeros segundos determinan el éxito o fracaso de nuestra llamada. Debemos ser capaces de conseguir la atención de nuestro interlocutor y generar en el interés por conocer más sobre nosotros y nuestro producto. Resaltaremos los aspectos positivos y diferenciales de nuestra propuesta, pero sin convertir la llamada en un intento de venta, simplemente debemos generar interés en entrevistarse con nosotros, no vender nuestro producto por teléfono.

Cierre.

Una vez ganada la atención e interés de nuestro interlocutor, propondremos un día y una hora concreta para la entrevista. Por ejemplo:

“D. XXX, entonces ¿le viene bien el próximo dia XX?, ¿a las 11 o a las 12?”

La llamada telefónica

Algunos de vosotros estaréis pensando que es demasiado obvio este tercer punto: realizar la llamada telefónica. Si ya hemos conseguido (por medios externos o propios) una base de datos adecuada y hemos desarrollado nuestro guion de llamada, solo nos quedaría coger el teléfono y empezar a llamar.

Pues esto que puede parecer lo más sencillo en muchas ocasiones se convierte en lo más complicado. No son pocos los vendedores que “temen” llamar por teléfono. Para vencer el “miedo a llamar por teléfono” no existe otra forma ni mejor manera que “llamar por teléfono”. La habilidad para concertar entrevistas por teléfono se consigue mediante la práctica continuada, regular y metódica.

Debemos fijar en nuestras agendas un tiempo todos los días para llamadas de concentración de entrevistas, y cumplirlo. Muchos comerciales saben de la importancia de llamar diariamente para concertar entrevistas, disponen de una Base de Datos de prospectos a los que llamar, y conocen la importancia de disponer de un guion de llamada, sin embargo muchos de ellos luego no cumplen con su agenda de llamadas.

Siempre encuentran excusas para no llamar: “no tengo tiempo”, “mientras estoy al teléfono no estoy vendiendo”…, Como ya he dicho anteriormente, son excusas.

Un comercial profesional sabe que gran parte del éxito en ventas nace del número de entrevistas que consigue realizar: sin concertación no hay entrevistas, y sin entrevistas no hay ventas.

Algunos hasta consiguen hacer creer al responsable comercial que es más interesante contratar a una empresa externa que nos haga este trabajo.

En ocasiones esto es cierto, si disponemos de un equipo comercial cuyos datos demuestren su efectividad en la detección de necesidades, argumentación y cierre, podemos valorar la posibilidad de externalizar el servicio de concertación de entrevistas, o crear un propio departamento de concertación.

Personalmente creo en ambos sistemas, pero no puedo dejar de resaltar que en el caso de no ser el comercial quien concierte las entrevistas de ventas, debemos tener claro que es una entrevista de ventas de calidad, ya que en ocasiones se llena la agenda de los vendedores con entrevistas que no sirven absolutamente de nada, salvo para perder el tiempo de nuestro equipo comercial, y mal gastar los recursos de la empresa.

Por otro lado, en ocasiones no es rentable encargar a otros la concertación de entrevistas, por lo que debemos preguntarnos que sucederá con aquellos comerciales que no estén dispuestos a llamar para concertar entrevistas de venta? Pues que no venderán.

Sean los propios comerciales quienes concierten las entrevistas o sean terceras personas, es imprescindible que contacten con  la persona que tiene capacidad para tomar decisiones en relación con nuestra propuesta. De poco o nada sirve entrevistarnos con secretarias, mandos intermedios,  o cualquier otra persona de la organización sino tiene la necesaria capacidad de decisión.

Es cierto que en ocasiones debemos ir escalando posiciones dentro de la empresa de nuestro cliente, hasta conseguir presentar la propuesta final al interlocutor con capacidad de decisión. Pero también es cierto que muchas veces nos encontramos después de varias entrevistas, que cuando planteamos nuestra propuesta de cierre, descubrimos que la persona con la que estamos negociando no tiene capacidad de compra.

Por último, con independencia de quien sea el responsable de concertar las entrevistas de ventas, la persona que llame debe llevar un registro de todas y cada una de las llamadas que realice.

Existen programas informáticos que facilitan esta fase del proceso. Los famosos CRM permiten llevar el registro de estas llamadas de forma eficaz, y disponer del argumentario junto al historial de las llamadas por cliente. Estos programas incluso nos permiten reprogramar la llamada para el día y la hora en que nos han indicado que estará disponible el interlocutor, obtener informes por vendedor, etc.

A medida que nuestro CRM se vaya nutriendo de la información de estas llamadas, nuestra base de datos inicial se ira enriqueciendo paulatinamente.

Recuerda, la venta es un proceso, y debemos dedicar diariamente el tiempo necesario a la concertación de entrevistas: si no llamas no vendes.