La configuración y administración de una centralita virtual es un proceso clave para cualquier empresa que busque mejorar la eficiencia en la gestión de sus comunicaciones. En este artículo exploraremos los aspectos centrales que debe considerar cualquier empresa a la hora de configurar y administrar una centralita virtual.
Configuración de la centralita virtual
La configuración comienza con la elección de una plataforma de telefonía que se adapte a las necesidades empresariales. Por lo general, el proveedor de la plataforma deberá ofrecer un servicio que se adapte a la cantidad de usuarios y funcionalidades requeridas por la empresa.
Una vez que se ha seleccionado la plataforma, se deberá proceder a configurar la centralita virtual. Esto implica la creación de cuentas de usuario y extensiones a través de las cuales se pueden realizar y recibir llamadas. Es importante que se elija un conjunto de extensiones único que permita a los usuarios la configuración remota de sus extensiones y sus opciones de correo de voz.
Otro paso importante en la configuración de una centralita virtual es la configuración de las rutas de llamadas. Es posible que se desee redirigir las llamadas entrantes a ciertos miembros del equipo o a un centro de llamadas específico. Para ello, se deberá configurar una ruta de llamadas para que las llamadas se dirijan al destino adecuado. Las rutas pueden ser configuradas de diversas maneras, por ejemplo, por horario de atención, por ubicación geográfica o por distribuir el volumen de llamadas de manera uniforme entre los miembros del equipo.
Administración de la centralita virtual
Una vez configurada la centralita virtual, es importante administrarla adecuadamente. La administración implica la monitorización de las llamadas y la eficacia de la plataforma, el proceso con el que se realizan las llamadas y el control de los costos.
En cuanto a la monitorización, es importante hacer un seguimiento regular de las llamadas entrantes y salientes para analizar los patrones de uso y la calidad del sonido. Las herramientas de monitoreo suelen ser proporcionadas por el proveedor de la plataforma y permiten a los usuarios ver los detalles de las llamadas y otros datos importantes como la duración de la llamada, quién respondió la llamada , tiempos de espera, niveles de atencion, etc.