Forecast de ventas o la Bola de Cristal

Cualquier empresa, con independencia de su tamaño (Autónomo, PYME, Gran empresa, o Multinacional) necesita realizar una previsión de sus ventas. La previsión de las ventas y monitorización no solo nos permiten maximizar las probabilidades de alcanzar los objetivos deseados sino la operatividad y eficiencia de los demás departamentos de la empresa implicados en el proceso de ventas.

Afortunadamente cada vez son más las empresas que abandonan la bola de cristal como sistema de previsión de ventas, y se pasan a sistemas más realistas y eficientes como el Forecast de ventas.

El forecast de ventas no es un ejercicio adivinatorio con una bola de cristal, un forecast realista supone trasladar el conocimiento que tenemos de nuestro negocio, a la realidad prevista de nuestras ventas futuras.

Forecast de Ventas

El Forecasting consiste en la estimación y monitorización de las ventas futuras para un producto, utilizando los datos históricos de venta, previsiones del equipo de ventas, departamento de marketing, etc con el objetivo de mejorar el flujo de información en la cadena de suministro y preparar las diferentes áreas de la organización (compras, logística, transporte, producción, finanzas) para las operaciones futuras.

Si no prevemos nuestras ventas, como sabrá el departamento de compras que y cuánto debe comprar? Si no sabemos cuánto ni que venderemos, como podremos planificar su producción?. En resumen un correcto y adecuado Forecast de ventas no solo mejora la eficiencia del departamento de ventas sino la de toda la empresa.

El forecast de ventas o previsión de ventas es la estimación de ventas que tenemos para un determinado periodo de tiempo (ventas anuales, trimestrales, mensuales….). Siempre será una previsión a corto-medio plazo, siendo el año, el tiempo máximo habitual a analizar.

Como ya hemos visto, a la hora de elaborar nuestro forecast de ventas del equipo comercial haremos uso de datos históricos de ventas, valoraciones del equipo de marketing, previsión de los equipos de ventas o cualquier otro indicador disponible para obtener la cifra más real posible. En el caso de un forecast de ventas individual, serán los propios vendedores los que en base al conocimiento de su cartera, y de su “pipeline” elaboraren sus propios forecast, los cuales más tarde serán consolidados y agrupados por parte del responsable de ventas con los forecast de los demás vendedores, y del resto de departamentos implicados.

Algo que cada vez más valoramos los responsables de ventas en los miembros de los equipos comerciales es la exactitud de sus previsiones de venta. El forecast de ventas debe ser entendido por los vendedores como un compromiso que se adquiere y por tanto se debe cumplir. El forecast no se trata de destacar como vendedor estrella, ni de tapar nuestras carencias en determinadas áreas, se trata del correcto y eficiente desarrollo de nuestro negocio, y esto siempre debe estar por encima de cuestiones individuales. El no cumplirlo no solo afecta a la credibilidad del vendedor, y la de nuestros equipos de ventas, afecta e impacta directamente sobre la cuenta de resultados de nuestra compañía o negocio.

Determinados vendedores, no son conscientes de la necesidad de presentar datos lo más objetivos posibles, tan malo es “inflar” las previsiones de venta y no llegar a los objetivos previstos como “desinflar” las previsiones y sobrepasarlas ampliamente. Tanto “inflar” como “desinflar” las previsiones de venta demuestra una falta de conocimiento de su negocio y de compromiso con sus objetivos.

Es posible que en ocasiones existan situaciones impredecibles que pueden hacer que existan desviaciones en el forecast de un comercial o de un equipo de ventas. Estas desviaciones tanto pueden ser positivas como negativas, pero no deberían ser superiores a un 15-20%.

En el caso de que existan desviaciones en el forecast de algún vendedor tanto hacia arriba como hacia abajo por encima de estos porcentajes este debería analizar, descubrir y argumentar el porqué de esta desviación.

En muchas ocasiones, las desviaciones en los Forecast, están estrechamente relacionados con desviaciones en el “funnel” de seguimiento de la actividad comercial. Si analizamos en profundidad el “funnel” de aquellos vendedores con desviaciones en su forecast de ventas, en muchas de las ocasiones, veremos carencias de actividad en alguna o varias de las etapas del “sales pipeline” de los vendedores lo que evidentemente afecta a sus previsiones.

En resumen, el forecast de ventas es una de las herramientas más importantes para la gestión de las empresas y especialmente la dirección de equipos comerciales. El Forecast ayuda a las empresas y a los miembros de su equipo comercial en la previsión y monitorización de sus ventas.

Por un lado nos facilita  realizar previsiones reales sobre las ventas, pero tan importante o más aun es que nos permite monitorizar y detectar las desviaciones que se producen frente a los objetivos establecidos, pudiendo de esta forma tomar e implementar de forma rápida y eficiente las decisiones necesarias para corregirlas.

Como suelo decir……En ventas lo que no son cuentas son cuentos. Vas a seguir leyendo el cuento de la bola de cristal, o comenzarás hoy mismo a echar cuentas sobre tu forecast de ventas?